Vardagstrycket på KB tillgängligörs

2014-01-15

I dagarna startade Kungliga biblioteket en ny blogg. Den är knuten till ett av RJ:s infrastrukturprojekt där tanken varit att katalogisera och synliggöra det stora material som kallas vardagstryck.

Det handlar om alltifrån telefon- och skolkataloger till reklam och politisk propaganda. Under århundradena har det samlats cirka 14 miljoner trycksaker här - eller 12 500 hyllmeter. Och det är ett för KB och Lunds universitetsbibliotek unikt material, som i all sin enkelhet kan berätta mycket om sin tid.

Projektets syfte var att studera tidsåtgång och metod för övergripande katalogisering av vardagstryckssamlingen på Kungliga biblioteket (KB) och även att kostnadsberäkna inför ett framtida tillgängliggörande av hela samlingen. Pilotstudien utförs genom katalogisering av det politiska vardagstrycket och materialet görs under arbetets gång synligt för alla i forskningsbibliotekens gemensamma katalog LIBRIS, till nytta för högre utbildning, forskning och allmänhet. Vardagstryckssamlingen är en relativt okänd samling och den behöver synliggöras för att nå en högre användningsgrad.

I KB:s vardagstryckssamling finns stora samlingar av så kallat efemärt tryck, det tryck som sprids i samhället för att informera om företag och produkter, teaterföreställningar och konserter, politiska sammanslutningar och kommuners verksamheter. Det gäller kataloger, årsredovisningar, affischer, program av olika slag, flygblad och turistbroschyrer. Ett material som traditionellt inte finns bevarat på landets bibliotek, men som KB och Lunds universitetsbibliotek enligt lag har skyldighet att bevara för framtiden och dessutom tillhandahålla. Under århundradena har det samlats ca 14 miljoner trycksaker eller 12 500 hyllmeter material av den här typen i KB.

Projektet har använt sig av samlingskatalogisering. Detta innebär här att en institutions/organisations hela utgivning speglas i en bibliografisk post, oavsett hur stor mängd material institutionen har i samlingen, till skillnad från monografikatalogisering där en enstaka trycksak ger en bibliografisk post. Samlingskatalogisering liknar i mycket katalogisering av seriella resurser som tidskrifter och rapportserier, där man beskriver hela utgivningen och inte de enstaka delar som ingår. (Man kan förvisso göra både och om man så önskar.) Samlingsposternas fördel är att man kan täcka mycket material med en post och därmed hinna med många meter trycksaker utan att behöva göra mycket arbete vid datorn. Som en institution räknas till exempel alla lokalavdelningar av ett politiskt parti och där anges orten i den huvudsakliga sökingången till exempel Folkpartiet (Malmö).

Praktiskt arbete

Materialet hämtas upp ur magasinet eller bläddras igenom i magasinet vid stora mängder. Bläddringen tar generellt mycket längre tid än själva inläggningen i LIBRIS. Om det är en mindre mängd material eller en kortare tidsperiod som ska bläddras igenom kan posten göras direkt i datorn. Om den aktuella institutionen har många års levnad måste material på många olika ställen i magasinet gås igenom och det blir nödvändigt att anteckna på papper innan posten läggs in i LIBRIS. Första och sista år för beståndet noteras och vissa kategorier anges, till exempel verksamhetsberättelser, matriklar och stadgar.

Namnformer

Att söka uppgifter om små politiska organisationer som har varit aktiva en kort tid för många år sedan har varit en tidskrävande uppgift. Det behövs för att skilja institutioner med snarlika namn åt och uppgifterna återfinns i regel endast i gamla uppslagsverk som Svenskt föreningslexikon, Nordisk familjebok eller Svensk uppslagsbok och i vissa fall kan de endast beläggas på själva trycksaken. Anledningen till att uppgifterna behövs är för att man till exempel ska kunna skilja på tidigare organisationer med namnet Centerpartiet och det Centerparti vi känner till i dag. När organisationer har samma namn eller använder sig av olika varianter av sitt namn, till exempel förkortningar, görs en så kallad auktoritetspost över institutionen i LIBRIS. I auktoritetsposten registreras alla namnformer institutionen använt samt eventuellt annat som behövs för att undvika att blanda ihop institutioner med samma namn. Som särskiljande tillägg kan exempelvis ort eller årtal användas. När en institution byter namn, exempelvis Folkpartiet som bytte till Folkpartiet liberalerna 1990 gör man en ny auktoritetspost över institutionen. Man måste också göra nya samlingsposter för de orter som finns i samlingen, med det nya namnet som huvuduppslag.

Slutsatser

Pilotstudien har funnit att ämnet Politik i KB:s vardagstryckssamling är rikt på antal utgivande institutioner. Detta betyder att många av institutionerna har få publikationer i samlingen och att antalet institutioner med mycket rikligt material är ganska få. En samlingspost kan innehålla endast en trycksak medan en annan innehåller flera hyllmeter tryck. Den låntagare som söker efter en viss institution kommer dock att få en träff i LIBRIS eller Regina, KB:s lokala katalog, oavsett mängden material från organisationen i fråga i vardagstryckssamlingen. Framför allt är det glädjande att kunna visa upp trycksaker som i princip inte finns någon annanstans och som kan tillföra kunskap om och spegla den tid som institutionen var verksam i.

Resultat

Projektledaren har, under 13 månaders arbete med det politiska trycket, skapat knappt 3000 samlingsposter och ca 1500 auktoritetsposter i LIBRIS över svenska politiska organisationer från norr till söder, från 1850-talet fram till i dag och från minsta lokalförening till dagens partiers riksorganisationer. Under arbetets gång har statistik sammanställts över antal samlingsposter, tidsåtgången för arbetet och antal genomgångna hyllmeter. Under nio månader gjordes ca 2000 samlingsposter. Ett års bibliograferingsarbete skulle därmed ge ca 2670 poster. De 2000 posterna omfattade 26 meter tryck i samlingen, vilket ger att en person på ett år klarar av att gå igenom ca 35 meter. Hela vardagstryckssamlingen består av ca 12 500 hyllmeter. (För denna siffra ligger exakta mätningar av Enheten för bevarande på KB till grund. De har ansvaret för magasinsplanering på myndigheten. Till deras siffror adderades tillväxten på vardagstryckssamlingen de senaste åren.) Av dessa 12 500 meter är ca 500 meter redan katalogiserade på olika sätt. Om man tar hänsyn till att olika delar av samlingen har olika typer av material och olika antal stora utgivare och därmed kommer att ta olika lång tid att gå igenom för katalogisering, kommer det att ta ca 300 årsarbetskrafter att katalogisera hela denna gigantiska samling. (40 hyllmeter per person och år ger 12 000/40 = 300). Det politiska trycket var som nämnts rikt på antal utgivande institutioner och det finns anledning att anta att många andra fack har färre institutioner per meter att katalogisera. Denna enorma mängd material kan rimligen inte tas om hand på samma sätt som pilotstudien gjort, åtminstone inte i sin helhet. Slutsatsen blir att kategorisera samlingen i underkategorier och besluta om olika ambitionsnivåer för olika delar av samlingen. Utifrån denna slutsats har beslut tagits om vilken del av samlingen det är önskvärt att samlingskatalogisera på samma ambitionsnivå som i pilotstudien när medel för detta finns.

Oförutsedda tekniska och metodiska problem

Smärre justeringar av metoden för katalogisering av samlingsposter i LIBRIS har gjorts. I detta arbete har chefen för och viss personal från Enheten för vardagstryck, projektledaren samt KB:s katalogiseringschef Anders Cato deltagit. Genomgång av politiska affischer har bedömts för tidskrävande och en standardanmärkning kommer att läggas på alla poster på maskinell väg, för att uppmärksamma att det även kan finnas affischer utgivna av institutionen i KB:s samlingar.

Integrering

I nuläget arbetar övrig personal på Enheten för vardagstryck med samlingskatalogisering av inkommande material i så stor utsträckning som de hinner med inom ramen för den löpande verksamheten. De använder samma metod för katalogisering som pilotstudien gör. Målsättningen är att alla nya organisationer inom valda kategorier tryck ska få en samlingspost när de anländer med pliktleverans. Retrospektiv katalogisering förekommer endast i liten skala och detta för att t.ex. göra digitalisering möjlig eller för att slutföra tidigare startade projekt i samlingen.

I samband med att projektet avslutas kommer en ny webbsida att publiceras på KB:s webbplats, med redovisning av projektets resultat.