Ansökan ska innehålla följande delar: 

Sammanfattning 

Sammanfattningen ska skrivas på svenska och engelska och får omfatta max 1 500 tecken inklusive blanksteg och ska förklara aktivitetens relevans, dess syfte samt hur den ska genomföras. 

Projektbeskrivning 

Projektbeskrivningen ska skrivas på svenska eller engelska och får omfatta max 12 000 tecken inklusive blanksteg och ska redovisa och innehålla: 

• mötets syfte och vetenskapliga relevans
• ett genomarbetat program med: 
• tidpunkt  
• plats för mötet 
• namngivna talare/deltagare.  

Budget 

• Endast driftkostnader ska tas upp. 
• Kostnader för resor, kost och logi ska vara förenliga med bidragsförvaltarens regler för resor och representation. 
• Indirekta kostnader, lönemedel, arvoden, oförutsedda utgifter eller kostnader i samband med publikationer beviljas inte.  

Budgetspecifikation 

Budgetspecifikation ska skrivas på svenska eller engelska. Samtliga kostnader som tas upp i budgeten ska specificeras och motiveras separat. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.