Jan Larsson, Västerås stad, stadsbiblioteket

Syfte

Projektet syftar till att förbättra kunskapen om och tillgängligheten av de tre bibliotekens äldre böcker, handskrifter, musikalier och bildsamlingar. Projektet har som mål att göra samlingarna mera kända utanför bibliotekens väggar såväl för den svenska som den utländska forskarvärlden och därmed öka utnyttjandet av dem på lokal, nationell och internationell nivå. En del av projektet är en nykatalogisering enligt Kungl. Bibliotekets rekommendationer av bokbeståndet inom ramen för den nationella bibliotekskatalogen Libris och överföring av katalogposterna till de lokala katalogerna. En annan del är digitalisering av ett urval musikalier, handskrifter, kartor och planscher, som läggs ut på resp. biblioteks webbplats. Därigenom ökar tillgängligheten av detta material och originalhandlingarna skonas från förslitning

Genomförande, katalogisering

Katalogiseringsarbetet inleddes under de första månaderna år 2006 med gemensam planering och utbildning. Vid två projektmöten drogs riktlinjer för en projektorganisation upp och en projektbeskrivning utarbetades. Vidare diskuterades behovet av utbildning. Den ämnesmässiga uppdelningen av arbetet mellan biblioteken gjordes. Under projekttiden har gemensamma projektmöten hållits två gånger årligen. Vid dessa har verksamhetsrapporter och frågor om bland annat digitalisering, ekonomi, utbildning och marknadsföring diskuterats.

Efter personalanställningar för projektet ägde gemensam utbildning i katalogisering rum i två etapper under sammanlagt fyra dagar. Den bestod av undervisning i Libris i allmänhet och av katalogisering av handpresstryck i synnerhet. Två bibliotekarier med erfarenhet av handpresskatalogisering vid Kungl. biblioteket anlitades som lärare. Övrig undervisning ägde rum inom projektet och lokalt på biblioteken. Eftersom katalogposterna även innehåller en kort beskrivning av bokbanden anordnades i samarbete med Linköpings stadsbibliotek också en studiedag om boktryckets och bokbandens historia. Som föreläsare vid den anlitades Björn Dal, kulturarvschef vid Lunds universitetsbibliotek.
Vid planeringen fastställdes fördelningen av ämnesområdena mellan biblioteken. Genom denna uppdelning anser vi att vi i det långa loppet ska kunna dra nytta av våra olika ämneskatalogiseringar. Västerås åtog sig att fortsätta den redan påbörjade katalogiseringen av teologisk litteratur från 1500-talet och framåt (med tonvikt på 1600-talet). Växjö började med den Adlerbethska (efter Gudmund Göran Adlerbeth) samlingen, som innehåller 1700- och 1800-talslitteratur till största delen inom ämnena historia, geografi och skönlitteratur. Skara startade med personhistoria från 1700-talet. I Växjö har man efter den Adlerbethska samlingen ägnat arbetet åt Visingsösamlingen, som till stor del utgörs av krigsbyten från stormaktstiden, och den Mörnerska (efter landshövding Carl Mörner) samlingen med historisk, geografisk och ekonomisk litteratur från 1700-och 1800-talen. Anknytning till Visingsö har även den samling Kankeltryck, som katalogiserats i Växjö. I Skara har man efter den biografiska litteraturen fortsatt med 1700-talslitteratur inom etnografi, geografi, samhällsvetenskap, teknik, ekonomi och krigsväsen. Enstaka böcker från tidigare århundraden och från tidigt 1800-tal har också katalogiserats. I Västerås är den teologiska litteraturen från 1500-, 1600- och 1700-talen så omfattande att den mer än väl räckt till för arbetsinsatsen under båda åren.

Linnéjubileet år 2007 satte sina spår även i katalogiseringsarbetet. Både i Växjö och i Västerås inventerades och katalogiserades tryck av och om Carl von Linné. Flertalet av dessa var redan inlagda i Libris men sammanlagt 35 nya titlar tillfördes. På samma bibliotek gjordes efter forskarförfrågan en genomgång av äldre utgåvor av Philipp Melanchthons skrifter. Inte minst anteckningarna om provenienser i dessa böcker är av betydelse för bilden av den tidiga receptionen i Sverige av Melanchthons idéer. Vid årsskiftet 2007/2008 hade sammanlagt 11500 boktitlar katalogiserats på de tre biblioteken. Efter katalogiseringen i Libris har biblioteken i Skara och Västerås valt att överföra de färdiga katalogposterna till bibliotekens lokala katalog.

Genomförande, digitalisering

Representanter för samtliga bibliotek har deltagit i ett par introduktionsdagar i digitaliseringsfrågor, som under hösten 2006 anordnades av ABM-centrum på Kungliga biblioteket. Även ett studiebesök på samma bibliotek och direkta diskussioner om praktiska frågor rörande digitalisering med berörd personal där har ägt rum. Diskussioner om samarbete har också lokalt förts med arkivinstitutioner och kommunernas IT-experter. I Västerås och Växjö har samtal även förts externt med personer med sakkunskap inom området och förberedelser för digitalisering av handskrifter och musikalier har vidtagits. I slutet av år 2007 togs på båda biblioteken kontakt med firman Devo IT i Karlstad för digitalisering under år 2008 av handskrifter och musikalier. För Växjös del rör det sig om biskop Nicolaus Krokius´ Liber cantus, "Växjösångboken" från år 1623 och Archivum Smolandicum, sammanställd på 1700-talet av Sigfrid Gahn Persson. För Västerås del blir det i första hand fråga om Abraham Hülphers genealogiska anteckningar från 1700-talet. Där har också digitalisering av äldre musikalier diskuterats och kontakt har tagits med musikhistorisk expertis.

I Skara har en porträttsamling framför allt bestående av gravyrer och handteckningar från 1600-, 1700- och 1800-talen digitaliserats. Ca 4300 objekt har fotograferats och 3000 av dem har registrerats i Konstdatabasen. Posterna kommer med viss modifiering (av säkerhetsskäl) att göras sökbara via Stifts- och landsbibliotekets hemsida. Själva arbetet med digitaliseringen har utförts med hjälp av accessmedel från Kulturrådet medan utrustningen inköpts via anslaget från Riksbankens Jubileumsfond.

Resultat och lärdomar

Vilka resultat har vi sett och vilka lärdomar kan vi dra av projektet? Först kan vi notera att nykatalogiseringarna, titlar som tidigare saknats i Libris, blivit betydligt flera än vad vi räknade med från början. Av det totala antalet katalogiserade titlar (11 500) är ca 51 % nykatalogiseringar. Det är främst den teologiska litteraturen som blivit föremål för nykatalogisering; här uppgår andelen till 75-80 %. Ett betydande antal titlar har alltså genom projektet tillförts Libris.

Inläggningen i Libris av stiftsbibliotekens äldre boksamlingar har medfört att kännedomen om dem kunnat spridas till en vidare krets av forskare än vad som tidigare var fallet, när bara ett enda exemplar av katalogerna var tillgängligt på respektive bibliotek. Efterfrågan från in- och utland och utnyttjandet av det katalogiserade materialet har ökat markant jämfört med tidigare. Det har också visat sig att biblioteken fått beställningar på böcker, som tidigare aldrig eller mycket sällan varit efterfrågade. Den enda förklaringen till detta är att kännedomen om dem har spridits tack vare nykatalogiseringen. Den ökade efterfrågan på materialet visar tydligt att katalogiseringsprojektet är av stort kulturhistoriskt värde och av forskningsintresse ur såväl nationell som internationell synpunkt. Det utgör också ett viktigt komplement till motsvarande projekt vid andra svenska bibliotek Under arbetets gång har fortlöpande diskussioner förts med några av dessa och med Kungl. biblioteket.
I många fall har möjligheten till jämförelser med utländska bibliotekskataloger varit till stor hjälp för att rätta till felaktigheter i de äldre katalogerna. Detta gäller bland annat bristande författaruppgifter.

Projektet har även medfört att bibliotekspersonalens kunskaper om samlingarna har utökats. Uppgifterna om provenienser i de nya katalogposterna bidrar till att ge en god bild av hur samlingarna byggdes upp med hjälp av donatorer och förvärv innanför och utanför stiftens gränser Dessa uppgifter gör det också lättare att snabbt besvara frågor om exempelvis böcker i samlingarna, som kom till Sverige i samband med stormaktstidens krig på den europeiska kontinenten, eller om enstaka böcker efter mindre kända donatorer. Tidigare har det varit mycket tidsödande att ta fram och lämna exakta uppgifter om de böcker, som under stormaktstiden fördes till landet som krigsbyten. Det kan röra sig om det Rosenbergska biblioteket i Böhmen eller andra samlingar, som en gång ingått i drottning Kristinas bibliotek. Tack vare att proveniensuppgifter nu läggs in i katalogposterna är det betydligt lättare både för den enskilde forskaren och för bibliotekens personal att lämna information om detta. Medtagna uppgifter om boktryckare och tryckorter i de nya katalogposterna gör det möjligt att snabbt se vilka böcker i samlingarna som tryckts av exempelvis 1500-talets mera kända europeiska boktryckare som firmorna Froben och Oporinus i Basel eller Plantin i Antwerpen. Jämförelser med utländska kataloger ger också en antydan om att vissa böcker i bibliotekens samlingar är sällsynta även ur europeisk synvinkel.

Svårigheter och problem

I katalogiseringsarbetet har inte några större problem märkts. Inlärningsprocessen tog kanske något längre tid än beräknat. Vi kan även konstatera att den från början uppskattade siffran för antalet katalogiserade titlar per person och dag (18 titlar) var för högt ställd. I praktiken kan en person i bästa fall komma upp till ett genomsnitt av 12-14 titlar under en hel arbetsdag. Från denna siffra måste sedan tidsåtgången för import till och bearbetning i de lokala bibliotekskatalogerna dras. Vissa språk, framför allt de semitiska, har vållat problem och sakkunnig hjälp utifrån har anlitats vid arbetet med böcker skrivna på dem. En del bekymmer har läsningen av proveniensanteckningar vållat; i en del fall har de varit omöjliga att tyda.

Med en viss förvåning har vi noterat den stora andelen nykatalogiseringar, som behövt göras. Däremot har det visat sig att kunskaperna på biblioteken om digitaliseringsfrågor från början var alldeles för små. Det var svårt att få en överblick. Många frågor måste ställas och besvaras från det att objektet plockas fram från sin plats i hyllan till dess att den färdiga digitala versionen ligger utlagd på webbsidan. Inte minst den tekniska biten rymmer många delar, som är svåra att överskåda och som måste skötas av kompetent personal. Genom de redan ovan nämnda kursdagarna och studiebesöket på Kungl. biblioteket har många frågor fått svar. Västerås och Växjö har dock valt att låta externa och erfarna firmor utföra digitaliseringen. Bibliotekens egen personal deltar i arbetet som ämnesexperter. Även i detta moment måste ibland extern expertis rådfrågas. Skara däremot har valt att för egen hand arbeta med digitaliseringen.

Integrering i organisationen

Redan från början har projektet på samtliga bibliotek letts av ordinarie personal med goda kunskaper om de äldre samlingarna. Denna personal har också kunnat ta del i det löpande arbetet. Den övriga personalen på de tre biblioteken har vid olika personalmöten hållits informerad om projektet, ofta i samband med orienteringar om bok- och bibliotekshistoria i allmänhet och om de egna stiftssamlingarna i synnerhet. Även kulturnämndernas ledamöter och tjänstemän i samtliga kommuner har fortlöpande fått information om projektet genom rapporter och visningar av stiftsbibliotekens samlingar.

Fortsatt arbete

Omfattningen av de tre bibliotekens äldre bestånd är så pass stor att ytterligare år av arbete återstår. Slutmålet är fullständiga digitala kataloger, tillgängliga såväl lokalt som via Libris nationellt och internationellt, över de tre bibliotekens boksamlingar. Med en fortsättning motsvarande dagens arbetsinsats beräknas katalogarbetet kunna vara slutfört år 2015. Den fortsatta digitaliseringen syftar till att ytterligare uppmärksamma och tillgängliggöra både efterfrågat och sällsynt material ur samlingarna. Utvecklingen på den tekniska sidan måste uppmärksamt följas.
Fortsättnigen av projektet är naturligtvis beroende av finansieringen. För åren 2008-2010 har Riksbankens Jubileumsfond beviljat sammanlagt 3,5 milj. kr. För år 2008 har Växjö och Västerås kommuner beviljat anslag. Kulturrådet har tilldelat Västerås accessmedel för samma år.

Extern information

I samband med visningar av samlingarna för olika grupper och andra programpunkter på de tre biblioteken har information om projektet givits.
En informationstext om projektet för bibliotekens webbplatser sattes tidigt ihop. Vid ett flertal tillfällen har det uppmärksammats i lokala massmedier: tidningar, radio och TV. I tidskriften Biblis nr 39 (2007) fanns en kort artikel om projektet. En folder, som i ord och bild berättar om projektet, trycktes upp till bok- och biblioteksmässan i Göteborg år 2007. Foldern har också funnits för utdelning på de tre biblioteken.
Muntlig orientering och information om projektet har lämnats vid det andra nordiska bokhistoriska seminariet i Åbo och Helsingfors i september år 2006. Även bibliotekarier i länens övriga kommuner och vid anknytande högskolor och universitet har vid olika tillfällen fått ta del av projektets förlopp och resultat.