Rapport till Riksbankens Jubileumsfond om projektet 
Fortsättning av projektet Nykatalogisering och digitalisering av äldre bok- och handskriftssamlingar – ett samverkansprojekt mellan Stifts- och landsbiblioteket i Skara och stadsbiblioteken i Västerås och Växjö. (In 2007-0388:1-IK). 

Syfte
Projektet har utgjort en fortsättning av ett år 2006 påbörjat projekt rörande nykatalogisering och digitalisering av äldre böcker, handskrifter, musikalier, kartor och porträtt m. m.  på Stifts- och landsbiblioteket i Skara och stadsbiblioteken i Västerås och Växjö (Riksbankens Jubileumsfond In 2005-1148). Det främsta syftet med projektet har varit att öka kunskapen om och tillgänggörandet av dessa samlingar i den nationella och den internationella forskarvärlden. 
Arbetet har bestått av två delar: katalogisering inom ramen för den nationella bibliotekskatalogen Libris och digitalisering av verk som är unika för varje bibliotek. Den projektplan, som gjordes upp 2006, har till stora delar följts även under denna projektperiod.

Katalogisering
Arbetet med katalogiseringen har pågått efter de rekommendationer för katalogisering av handpresstryck, som framtagits av Kungliga biblioteket. Under arbetets gång har kontakter hållits med KB och andra forskningsbibliotek. Till de bibliografiska uppgifterna har även fogats uppgifter om provenienser och bokbandsbeskrivningar. Sammanlagt har ca 18 000 titlar gåtts igenom under projekttiden. Ca 6400 av dessa titlar utgörs av primärkatalogiseringar. 
I den tidigare projektperioden delade de deltagande biblioteken upp katalogiseringen mellan olika ämnen. Olika uppställningssystem av samlingarna i de tre biblioteken har dock medfört att denna ämnesindelning inte strikt kunnat hållas. Istället har varje bibliotek fått avgöra vad som ansetts mest aktuellt att tillgängliggöra.
I Skara har arbetet till största delen ägnats åt den stora boksamlingen från 1700-talet. Bland de största avdelningarna finns teologi, historia, personhistoria och geografi/topografi. Även handskrifter som inte ingår i enskilda arkiv och därför inte tidigare varit katalogiserade, har katalogiserats i Libris efter en mall uppgjord vid delprojektets början. Sammanlagt 676 handskrifter inom teologi, humaniora och juridik har gåtts igenom och omfattar 241 Librisposter. De 5000 katalogposterna över porträtt i Skarabiblioteket som legat i Konstdatabasen har förts över till bibliotekets lokala katalog.
I Västerås har den tidigare påbörjade katalogiseringen av den teologiska samlingen slutförts. Andra avdelningar som i sin helhet varit föremål för katalogisering är svensk språkvetenskap och litteraturhistoria, grekisk språkvetenskap och litteratur, Westmannica (litteratur om Västmanland före 1900), svenska tryck från 1500- och 1600-talen, medicin och naturvetenskap. Vid projekttidens slut hade även avdelningarna paleotyper (utländska tryck från 1500-talets tre första decennier) och latinsk språkvetenskap och litteratur påbörjats.
Växjö har slutfört katalogiseringen av sina specialsamlingar: Linnésamlingen, Visingsösamlingen, den Adlerbethska och den Mörnerska samlingen. Efter arbetet med dessa samlingar har arbetet fortsatt med de allmänna samlingarna från 1500- och 1600-talen. Innehållet i specialsamlingarna omfattar teologi, humaniora och naturvetenskap medan de allmänna samlingarna rymmer mycket teologi. 

Digitalisering
Under den aktuella projekttiden har arbetet med digitaliseringen av material ur bibliotekens samlingar blivit mera synligt på bibliotekens webbplatser. Urvalet har skett genom varje biblioteks egna prioriteringar.
Växjö stadsbiblioteket har lagt ut den s k Växjösångboken Liber cantus, utgiven 1623 av biskop Nicolaus Krokius. Dessutom är handskriften Archivum Smolandicum i 13 volymer från 1700-talet digitalt tillgänglig. En resedagbok från S:t Petersburg och Moskva 1744-1745 skriven av domprosten Sven Baelter har digitaliserats för senare publicering på bibliotekets hemsida.
Västerås stadsbibliotek har lagt ut handskrifterna från 1700-talet efter köpmannen Abraham Hülphers. Främst gäller det hans genealogiska anteckningar omfattande ca 40 000 namn, kompletterat med ett senare upplagt personregister. Tre av hans resedagböcker från mitten av 1700-talet finns nu också tillgängliga. Några äldre tryckta kataloger över handskrifter, inkunabler och musikalier i biblioteket och ett herdaminne för Västerås stift från 1840-talet har också lagts ut på bibliotekets hemsida.
Skarabiblioteket har fortsatt med och avslutat digitaliseringen i Konstdatabasen av porträtt och kartor i sina samlingar. Det har beslutats att bilderna ska föras över till bibliotekets egen katalog.
Arbetet med digitalisering och utläggning på hemsidorna har delvis gjorts i bibliotekens egen regi och utrustning för detta har anskaffats. I andra fall har tjänsterna köpts.
Diskussioner har förts med Musik- och teaterbiblioteket i Stockholm och Institutionen för musikforskning vid Uppsala universitet om ett framtida samarbete kring digitalisering av äldre musikalier på biblioteken.

Möten, studiedagar och extern information.
Två gånger per år har gemensamma möten hållits. Vid dessa möten har delrapporter lämnats och frågor av vikt för arbetet har diskuterats. 
I samarbete med Livrustkammaren har en studiedag om bokliga krigsbyten från stormaktstiden anordnats. Två andra studiedagar har ägnats åt äldre kartor och katalogisering av dem och åt bevarandefrågor. 
Representanter från biblioteken har deltagit i två nordiska bokhistoriska seminarier vid  Nasjonalbiblioteket i Oslo och vid Kungliga biblioteket i Stockholm, vid ett seminarium om stiftsbiblioteken på Kungliga biblioteket i Stockholm, vid seminarier om äldre dissertationer i Östersjöområdet på Södertörns högskola och om projektet ProBok och den digitala plattformen Alwin på universitetsbiblioteket i Lund. 
Projektet har uppmärksammats vid bok- och biblioteksmässan i Göteborg 2008 och vid ovannämnda seminarium i Oslo. Även lokala medier har berett utrymme åt projektet. 

Resultat och lärdomar 
Projektets syfte – att öka kunskapen om och tillgängligheten av bibliotekens äldre samlingar – har infriats över förväntan. Katalogiseringen i Libris har inneburit att kännedomen om samlingarnas innehåll har ökat markant inom såväl den nationella som den internationella forskarvärlden. 
Många hittills okänd verk inom skilda ämnesområden och från flera århundraden har blivit synliga i Libris. Den teologiska litteraturen har primärkatalogiserats till drygt 70 %. Olösta frågeställningar och felaktigheter vid tidigare katalogiseringar har kunnat rättas till. Av de inkomna frågornas art kan man dra slutsatsen att informationen om bokbestånden hämtats från Libris och inte från de lokala bibliotekskatalogerna. Därför har två av biblioteken under arbetets gång upphört med överföring av katalogposterna till sina lokala kataloger och i stället lagt en länk direkt till de egna bestånden Libris. 
Antalet förfrågningar ökat med ca 50-60 %. Dessa förfrågningar, i regel åtföljda av kopiebeställningar, har gällt såväl hela verk som delar av dem. Det ökade antalet förfrågningar har medfört att större krav ställts på biblioteken vad gäller anskaffning av teknisk utrustning, kompetensen hos personalen etc. 
Digitaliseringen har i än högre omfattning ökat tillgängligheten av material utanför bibliotekens väggar oavsett tid och plats. Där graden av utnyttjande kan mätas, har den ökat långt över vad som kunde förutses. De Hülpherska genealogierna på Västerås stadsbibliotek efterfrågades tidigare ungefär 150 gånger per år. Efter digitaliseringen har antalet besök på deras webbplats under knappt två år uppgått till 3765.   
Den ökade efterfrågan på materialet visar tydligt att båda delarna av projektet är av stort kulturhistoriskt värde och av forskningsintresse ur såväl internationell som internationell synvinkel. De utgör också ett viktigt komplement till motsvarande projekt vid andra svenska bibliotek.
Projektet har även medfört att ägarbibliotekens kunskaper om samlingarna har ökat. Uppgifterna om provenienser i katalogposterna ger en god bild av samlingarnas bakgrund och framväxt. Inte minst har de bidragit till en ökad insikt om bestånden av krigsbyten från stormaktstiden. Medtagna uppgifter om boktryckare och tryckorter och bokbandsbeskrivningar bidrar till bättre kunskaper i både svensk och allmän bok- och bibliotekshistoria. Jämförelser med utländska kataloger ger också en antydan om att vissa böcker i bibliotekens samlingar är sällsynta även ur europeisk synvinkel.
Samarbetet stiftsbiblioteken emellan utgör en bra bas för fortsatta nätverk och kontakter mellan dem och med andra bibliotek med liknande samlingar.

Kommentar till den ekonomiska redovisningen  
Medel till projektets genomförande har förutom av Riksbankens Jubileumsfond under delar av projekttiden även beviljats av Statens kulturråd i form av accessmedel och av ägarkommunerna.
Merparten av anslaget från Riksbankens Jubileumsfond har använts till personalkostnader.  I posten Övriga kostnader ingår inköp av litteratur, teknisk utrustning för digitalisering, köp av externa tjänster för samma sak etc.
Under rubriken resor, konferenser, möten har medtagits utgifter för deltagande i gemensamma projektmöten och studiedagar.

Västerås 2011-03-28

Eva Matsson                                                                                Jan Larsson
Anslagsförvaltare                                                                        Projektledare 

Recataloguing, new Cataloguing and Digitization of Collections of old Books and Manuscripts – Continuation of a joint Project between the Public Libraries in Skara, Västerås and Växjö. Progress Report submitted to the Bank of Sweden Tercentenary Foundation. 
(In 2007-0388:1-IK).

Objective
The project is a continuation of the one which started in 2006 concerning recataloguing, new cataloguing and digitization of old books, manuscripts, printed music, maps and portrait collections. The participating libraries are the public libraries in Skara, Växjö and Västerås. (The Bank of Sweden Tercentenary Foundation In 2005-1148).The main objective has been to increase the knowledge and accessibility of these collections for scholars in Sweden and abroad.
The project consists of two main activities: cataloguing and digitization. The cataloguing has been performed in accordance with recommendations made by the National Library of Sweden within Libris – The National Union Catalogue of Swedish libraries. The digitization comprises works that are unique to each library. The project plan of 2006 has been followed also during this project period.
Cataloguing
The cataloguing of hand press prints has been performed according to recommendations by the National Library of Sweden. There have been regular contacts with that library as well as with other research libraries. The catalogue entries contain bibliographical data together with information about provenance and bindings. In all, about 18,000 titles have been treated, some 6,400 of which are new catalogue entries.
During the previous project period the participating libraries were assigned different subjects. However, this principle could not be followed due to the fact that the three libraries have different arrangements of their books. Each library has therefore decided which books are most urgent to make accessible.
Skara has worked mainly with the extensive 18th century book collection, to a large extent comprising theology, history, biography and geography/topography. Manuscripts that are not to be found in private archives and therefore not yet catalogued have also been dealt with. This has been done in accordance with principles established at the beginning of the project. In all 676 manuscripts within theology, arts subjects and law have been perused and resulted in 241 entries in Libris. Furthermore, 5,000 catalogue entries of portraits in the Art Data Base have been transferred to the local library catalogue.
Västerås has completed the cataloguing of its theological collection. In addition, literature on the following subjects has been catalogued: Swedish linguistics and literature, Greek linguistics and literature, Westmannia (literature on Västmanland before 1900), Swedish prints from the 16th and 17th centuries, medicine and natural sciences. Cataloguing of foreign books printed during the first three and of Latin linguistics and literature was started towards the end of the project.
Växjö has completed the cataloguing of its special collections which comprise theology, arts subjects and natural sciences. These collections are the Linnaeus, Visingsö, Adlerbeth and Mörner collections. Thereafter the general collections containing theology from the 16th and 17th centuries have been catalogued.
Digitization
During this project period an increasing number of digitized documents has become accessible on the library websites, based on the priorities of each library.
On its website Växjö Public Library has presented the so-called Växjö song book Liber cantus published in 1623 by Bishop Nicolaus Krokius and the manuscript Archivum Smolandicum in 13 volumes dating from the 18th century. Dean Sven Baelter kept a journal of his travel to St. Petersburg and Moscow in 1744 to 1745. This journal has been digitized and will be presented on the library website at a later date.
On its website Västerås Public Library has published manuscripts of the 18th century merchant Abraham Hülphers, particularly his genealogical notes containing about 40,000 names including a personal index of a later date. Three of Abraham Hülphers´ journals about his travels in the 1750´s are also accessible on the website. This also applies to some old printed catalogues of manuscripts, incunabula and printed music plus diocesan annals of the diocese of Västerås from the 1840´s.
The Diocesan and County Library of Skara has completed the digitization of portraits in the Art Data Base and their maps. Decision has been made to transfer the pictures to the library catalogue.
The digitization and the publication on the websites have been done partly by the libraries themselves, and adequate equipment for this purpose has been acquired. In some cases the services have been purchased.
A future cooperation in digitizing old music scores has been discussed with Stockholm Music and Theatre Library and with the Department of Musicology at Uppsala University.
Meetings, seminars and external information
Joint meetings have taken place twice a year, when progress reports have been submitted and issues of importance have been discussed. 
One seminar on literary war trophies from the 17th century has been arranged in collaboration with the Royal Armoury. Two other seminars have been devoted to cataloguing of old maps and to preservation issues.
Representatives of the libraries have participated in a number of seminars on various topics. These include two Nordic seminars on book history held at the National Library of Norway in Oslo and the Royal Library in Stockholm, one seminar on diocesan libraries also at the Royal Library, one seminar on old dissertations in the Baltic area held at Södertörn University and another one on the project ProBok and the digital platform Alwin which took place at the University Library in Lund.
The project attracted attention at the Gothenburg Book Fair in 2008, at the seminar in Oslo mentioned above and in local media.
Results and lessons learnt
The project aims at increasing the knowledge and accessibility of the old library collections and this objective has been fulfilled beyond expectation. The knowledge of the collections has increased significantly within the national as well as international world of scholars thanks to the cataloguing in Libris.
Pieces of work within a range of subjects from several centuries have emerged from oblivion. 70% of the theological literature has undergone new cataloguing. Unsolved problems and errors in previous cataloguing have been corrected. It is concluded from inquiries that the information about the collections has been found in Libris rather than in the local catalogues. As a consequence two of the libraries no longer transfer the catalogue entries to their local catalogues. Instead there is a link in Libris to the local collections.
The inquiries, which have increased by 50 to 60%, have usually included requests for copies of entire documents or parts of them. Consequently this has required training of personnel and acquisition of technical equipment. The digitization of the collections has facilitated the access, and the use of them has increased beyond expectation. Hülphers genealogies, mentioned above, which were previously requested about 150 times a year have been visited 3,765 times on the library website in a two-year period.
The increased demand from scholars in Sweden and abroad clearly proves that both parts of the project are vital from a cultural point of view. Equally, they complement corresponding projects at other Swedish libraries.
Provenance information in the catalogue entries illustrates the background and development of the collections. This is true particularly concerning war trophies from the 17th century. Annotations about printers, places of publication and book bindings contribute to deeper knowledge of book and library history. Comparisons with library catalogues in other countries indicate that some books in the collections are rare even from a European point of view.
Notes to the statement of accounts
Project funding has been provided by the Bank of Sweden Tercentenary Foundation. In addition the Swedish Art Council and the municipalities concerned have contributed during parts of the project.
The major part of the grant from the Bank of Sweden Tercentenary Foundation has covered the cost of personnel. The item “Other expenses” covers literature, technical equipment and external services for digitization etc.
The item “Travel expenses, conferences, meetings” includes costs for participation in joint project meetings and seminars.
Västerås, 28 March 2011

Eva Matsson        Jan Larsson
Grant Administrator    Project Manager