Projekt Vardagstrycket - det dolda kulturarvet

Syfte
Projektets syfte är att studera tidsåtgång och metod för övergripande katalogisering av vardagstryckssamlingen på Kungliga biblioteket (KB) och även att kostnadsberäkna inför ett framtida tillgängliggörande av hela samlingen. Pilotstudien utförs genom katalogisering av det politiska vardagstrycket och materialet görs under arbetets gång synligt för alla i forskningsbibliotekens gemensamma katalog LIBRIS, till nytta för högre utbildning, forskning och allmänhet. Vardagstryckssamlingen är en relativt okänd samling och den behöver synliggöras för att nå en högre användningsgrad.

I KB:s vardagstryckssamling finns stora samlingar av så kallat efemärt tryck, det tryck som sprids i samhället för att informera om bl.a. företag och produkter, teaterföreställningar och konserter, politiska sammanslutningar och kommuners verksamheter. Det gäller t.ex. kataloger, årsredovisningar, affischer, program av olika slag, flygblad och turistbroschyrer. Ett material som traditionellt inte finns bevarat på landets bibliotek, men som KB och Lunds universitetsbibliotek enligt lag har skyldighet att bevara för framtiden och dessutom tillhandahålla. Under århundradena har det samlats ca 14 miljoner trycksaker eller 12 500 hyllmeter material av den här typen i KB.
 
Resultat

Bakgrund: 
Projektet har använt sig av samlingskatalogisering. Detta innebär här
att en institutions/organisations hela utgivning speglas i en bibliografisk post, oavsett hur stor mängd material institutionen har i samlingen, till skillnad från monografikatalogisering där en enstaka trycksak ger en bibliografisk post. Samlingskatalogisering liknar i mycket katalogisering av seriella resurser som tidskrifter och rapportserier, där man beskriver hela utgivningen och inte de enstaka delar som ingår. (Man kan förvisso göra både och om man så önskar.) Samlingsposternas fördel är att man kan täcka mycket material med en post och därmed hinna med många meter trycksaker utan att behöva göra mycket arbete vid datorn. Som en institution räknas till exempel alla lokalavdelningar av ett politiskt parti och där anges orten i den huvudsakliga sökingången t.ex. Folkpartiet (Malmö).

Praktiskt arbete:
Materialet hämtas upp ur magasinet eller bläddras igenom i magasinet vid stora mängder. Bläddringen tar generellt mycket längre tid än själva inläggningen i LIBRIS. Om det är en mindre mängd material eller en kortare tidsperiod som ska bläddras igenom kan posten göras direkt i datorn. Om den aktuella institutionen har många års levnad måste material på många olika ställen i magasinet gås igenom och det blir nödvändigt att anteckna på papper innan posten läggs in i LIBRIS. Första och sista år för beståndet noteras och vissa kategorier anges, t.ex. verksamhetsberättelser, matriklar och stadgar. 

Namnformer:
Att söka uppgifter om små politiska organisationer som har varit aktiva en kort tid för många år sedan har varit en tidskrävande uppgift. Det behövs för att skilja institutioner med snarlika namn åt och uppgifterna återfinns i regel endast i gamla uppslagsverk som Svenskt föreningslexikon, Nordisk familjebok eller Svensk uppslagsbok och i vissa fall kan de endast beläggas på själva trycksaken. Anledningen till att uppgifterna behövs är för att man till exempel ska kunna skilja på tidigare organisationer med namnet Centerpartiet och det Centerparti vi känner till idag. När organisationer har samma namn eller använder sig av olika varianter av sitt namn, t.ex. förkortningar, görs en så kallad auktoritetspost över institutionen i LIBRIS. I auktoritetsposten registreras alla namnformer institutionen använt samt eventuellt annat som behövs för att undvika att blanda ihop institutioner med samma namn. Som särskiljande tillägg kan t.ex. ort eller årtal användas. 
När en institution byter namn, t.ex. Folkpartiet som bytte till Folkpartiet liberalerna 1990 gör man en ny auktoritetspost över institutionen. Man måste också göra nya samlingsposter för de orter som finns i samlingen, med det nya namnet som huvuduppslag.

Slutsatser: 
Pilotstudien har funnit att ämnet Politik i KB:s vardagstryckssamling är rikt på antal utgivande institutioner. Detta betyder att många av institutionerna har få publikationer i samlingen och att antalet institutioner med mycket rikligt material är ganska få. En samlingspost kan innehålla endast en trycksak medan en annan innehåller flera hyllmeter tryck. Den låntagare som söker efter en viss institution kommer dock att få en träff i LIBRIS eller Regina, KB:s lokala katalog, oavsett mängden material från organisationen i fråga i vardagstryckssamlingen. Framför allt är det glädjande att kunna visa upp trycksaker som i princip inte finns någon annanstans och som kan tillföra kunskap om och spegla den tid som institutionen var verksam i.

Bemanning: Som projektledare och projektets enda medarbetare har Inger Lundin fungerat. Projektansvarig har Marika Holmblad varit.

Resultat:
Projektledaren har, under 13 månaders arbete med det politiska trycket, skapat knappt 
3000 samlingsposter och ca 1500 auktoritetsposter i LIBRIS över svenska politiska organisationer från norr till söder, från 1850-talet fram till idag och från minsta lokalförening till dagens partiers riksorganisationer. 
Under arbetets gång har statistik sammanställts över antal samlingsposter, tidsåtgången för arbetet och antal genomgångna hyllmeter. Under nio månader gjordes ca 2000 samlingsposter. Ett års bibliograferingsarbete skulle därmed ge ca 2670 poster. De 2000 posterna omfattade 26 meter tryck i samlingen, vilket ger att en person på ett år klarar av att gå igenom ca 35 meter. Hela vardagstryckssamlingen består av ca 12 500 hyllmeter. (För denna siffra ligger exakta mätningar av Enheten för bevarande på KB till grund. De har ansvaret för magasinsplanering på myndigheten. Till deras siffror adderades tillväxten på vardagstryckssamlingen de senaste åren.) Av dessa 12 500 meter är ca 500 meter redan katalogiserade på olika sätt. Om man tar hänsyn till att olika delar av samlingen har olika typer av material och olika antal stora utgivare och därmed kommer att ta olika lång tid att gå igenom för katalogisering, kommer det att ta ca 300 årsarbetskrafter att katalogisera hela denna gigantiska samling. (40 hyllmeter per person och år ger 12 000/40 = 300). Det politiska trycket var som nämnts rikt på antal utgivande institutioner och det finns anledning att anta att många andra fack har färre institutioner per meter att katalogisera. 
Denna enorma mängd material kan rimligen inte tas om hand på samma sätt som pilotstudien gjort, åtminstone inte i sin helhet. Slutsatsen blir att kategorisera samlingen i underkategorier och besluta om olika ambitionsnivåer för olika delar av samlingen. Utifrån denna slutsats har beslut tagits om vilken del av samlingen det är önskvärt att samlingskatalogisera på samma ambitionsnivå som i pilotstudien när medel för detta finns.

Oförutsedda tekniska och metodiska problem
Smärre justeringar av metoden för katalogisering av samlingsposter i LIBRIS har gjorts. I detta arbete har chefen för och viss personal från Enheten för vardagstryck, projektledaren samt KB:s katalogiseringschef Anders Cato deltagit. Genomgång av politiska affischer har bedömts för tidskrävande och en standardanmärkning kommer att läggas på alla poster på maskinell väg, för att uppmärksamma att det även kan finnas affischer utgivna av institutionen i KB:s samlingar.

Integrering
I nuläget arbetar övrig personal på Enheten för vardagstryck med samlingskatalogisering av inkommande material i så stor utsträckning som de hinner med inom ramen för den löpande verksamheten. De använder samma metod för katalogisering som pilotstudien gör. Målsättningen är att alla nya organisationer inom valda kategorier tryck ska få en samlingspost när de anländer med pliktleverans. Retrospektiv katalogisering förekommer endast i liten skala och detta för att t.ex. göra digitalisering möjlig eller för att slutföra tidigare startade projekt i samlingen.

Nya forskningsfrågor
Inga nya forskningsfrågor har uppkommit.

Olika typer av förmedling av projektets resultat
Inga publikationer är publicerade. I samband med att projektet avslutas kommer en ny webbsida att publiceras på KB:s webbplats, med redovisning av projektets resultat.

English version:

Purpose 
The project aims to make a time and motion study of how to catalogue the printed Ephemera collection at the National Library of Sweden in a comprehensive way. It also studies the method of cataloguing and the expected cost of cataloguing the whole collection in the future. The pilot study is conducted at the Ephemera Division, on the political material in the collection. The bibliographic records are registered in LIBRIS, the union catalogue for Swedish university and research libraries. LIBRIS is a free resource on the Internet and available to researchers as well as to the public. The Ephemera collection at the National Library is a relatively unknown collection that needs to be made visible in order to achieve a higher utilization rate.

In the Ephemera collection at the National Library one can find material that’s spread in the community to provide information about companies and their products, theatrical performances and concerts, political associations and municipalities’ activities. For example catalogues, annual reports, posters and programs of various kinds, flyers and tourist brochures. This kind of material is traditionally not preserved in libraries, but the National Library and The University Library of Lund has, due to the Legal Deposit Act, an obligation to preserve this material for the future as well as to provide it to the public. Over the centuries about 14 million printed works or 12 500 linear meters of this type of Ephemera has accumulated in the National Library.

Results

Background:
The project has catalogued the material as collections. This means that an institution or organization gets one bibliographic record no matter how large amount of material the institution has in the collection, as opposed to cataloguing monographs when a single publication results in a bibliographic record. This way of cataloguing is similar to the cataloguing of continuing resources such as magazines and report series, a method which describes the whole issue and not the individual parts involved. The advantage of cataloguing the whole collection from a single organization in one bibliographic record is that you can cover a lot of material with just one entry, saving time at the computer. 

Conclusions:
The pilot study has found that the subject Politics in the Ephemera collection in the National Library is rich in number of issuing institutions. This means that many institutions have few publications in the collection and the number of institutions with very abundant materials are relatively few. A bibliographic record may cover only one flyer while another contains several linear meters of material. The users who are looking for a particular institution will however get a hit in LIBRIS or Regina, (the National Library of Sweden’s local catalogue), regardless of the amount of material from the organization in question in the Ephemera collection. It is particularly gratifying to be able to produce bibliographic records of publications not available anywhere else, that can bring knowledge to researchers and reflect the period of time in which the organization was active.

Staffing: Inger Lundin has served as project manager and as project team.
Marika Holmblad has been responsible for the project as division manager for the Ephemera division at the National Library of Sweden.
 
Results: 
The Project has, during 13 months, created almost 3000 bibliographic records and about 1500 authority records in the union catalogue LIBRIS, regarding Swedish political organizations from north to south, from the 1850s until today and from the smallest local institution to nationwide political parties of today. 
During the time of work, statistics have been compiled - about the number of bibliographic records, the time required for the work and the number of linear meters that have been browsed through. During nine months were approximately 2 000 bibliographic records made. One year of work would thus give about 2 670 entries. The 2 000 records covered 26 linear meters of the collection, eg one person would manage to go through about 35 meters in a year. The whole ephemera collection consists of approximately 12 500 linear meters. (Of these 12 500 meters about 500 meters is already catalogued in different ways. Taking into account that different parts of the entire Ephemera collection has a variety of materials and different number of large publishers and therefore will take different lengths of time to browse through and catalogue, it will take about 300 years to catalogue the entire Ephemera collection. (40 linear meters per person per year gives 12 000/40 = 300). The subject Politics was, as mentioned, large in number of issuing institutions and there is reason to believe that many other subjects will have fewer institutions per meter to catalogue. 
This enormous amount of material can not be catalogued in the same way as the pilot study has done with the subject Politics, at least not in its entirety. The conclusion is that we need to categorize the collection in sub-categories and decide on different levels of ambition for different parts of the Ephemera collection. Based on this conclusion, it has been decided which part of the collection it is desirable to prioritize to catalogue in the same way as in the pilot study. This will however not be possible to do until external funding has been raised.

Unforeseen technical and methodological problems:
Minor adjustments to the method of the cataloguing format regarding collections has been made. In this work, the division manager of and some staff from the Ephemera Division, the project manager and the Library's head of cataloguing Anders Cato participated. Browsing through the National Library’s collection of political posters was decided to be too time-consuming and a standard note will mechanically be added to all bibliographic records, to recognize that there may be posters issued by the institution in question in the Library's collections.

Integration: 
Currently the staff at the Ephemera Division catalogue incoming material as much as they can while keeping up with the ordinary course of business. They use the same method for cataloguing as the pilot study does. The aim is that all new organizations in the chosen sub-categories will receive a bibliographic record when they arrive with the legal deposit. Retrospective cataloguing only occurs on a small scale to make digitization possible or to complete previously started projects in the Ephemera collection.

New research questions:
No new research questions have been raised.

Various types of communication of project results: 
No publications have been published. When the project ends, a new website is to be published on the National Library's website, with a presentation of the project results.