INLEDNING
Syftet med att digitalisera museets samling med skisser har varit att möta en ökad efterfrågan på tillgänglighet från allmänhet, forskare, studenter och institutioner, att inventera samlingen samt att se över bevarandeförhållandena. Målet har varit att stimulera och främja ny och framtida forskning om offentlig konst och konstnärliga processer i ett flervetenskapligt perspektiv.

GENOMFÖRANDE
Projektet genomfördes under en treårsperiod (2014-16) av en arbetsgrupp bestående av en projektledare, tre fotografer, tre museiassistenter och en konservator. Även museets ordinarie personal har avsatt tid för registrering, fotografering och magasinering. Projektet har genomförts på Skissernas Museum där två fotostudior, en skanningsstation, en konservatorsateljé och ett registreringsrum (sammanlagt sju nya arbetsplatser) upprättats. Över 18 000 skisser har fotograferats högupplöst och lagrats på en server som kopplats till museets konstdatabas. En speglad server är placerad i en serverhall med hög säkerhet och kontinuerlig systemövervakning och säkerhetskopiering. Närmare 25 000 skisser har kompletterats med metadata och registrerats i konstdatabasen. Databasen har i dag över 36 000 poster (jämfört med 21 500 poster när projektet startade).

Skisserna har fotograferats i två fotostudior, den ena utrustad med en Canon småbildskamera och traditionell ljussättning, den andra med en Sinar reprokamera och fast dagsljusbelysning. Skisserna har synats, försetts med metadata, skador har dokumenterats och lagats och över 10 000 skisser på papper har försetts med nya syrafria aktomslag och arkivboxar. Sedan projektstart har en papperskonservator restaurerat ca 450 skisser. Detta arbete innebär svåra avvägningar och prioriteringar då det inte alltid är självklart vad som ska restaureras. Skisser är arbetsmaterial och har av konstnärer behandlats som sådant, ofta med spår av tejp, smuts och revor på skisserna. Hänsyn tas till att materialen måste stabiliseras och nedbrytningsprocesser stoppas, samtidigt som vi vill undvika att sudda bort spår av konstnärens arbetsprocess. Endast de mest akuta skadorna har åtgärdats av konservatorn och de övriga har rangordnats i konstdatabasen så att det enkelt går att söka fram de skisser som inte är i akut behov av insatser, men som bör restaureras i framtiden.

Det förväntade resultatet var en fullständig komplettering av museets konstdatabas. När projektet startade var ca 7000 skisser digitaliserade i ett tidigare digitaliseringsprojekt (Accessprojektet 2006-09). Under projektets gång visade det sig att mycket av materialet var felkatalogiserat, mer än vad vi hade planerat för. Eftersom de gamla accessionskatalogerna och katalogkorten varit de enda förteckningarna som funnits har det varit svårt att få en fullständig överblick över materialet. En skiss kunde visa sig vara 30 skisser, två delar kunde visa sig vara fem delar, vid demontering hittades skisser på baksidan av andra skisser och en del skisser var helt okatalogiserade. En del omfotografering av redan digitaliserat material har också varit nödvändig då många av de gamla fotografierna inte hållit tillräckligt hög kvalitet. En vattenläcka i ett externt magasin försenade arbetet något och ledde till att ca 3000 skisser inte kunde digitaliseras på grund av evakuering av hela magasinet.

Arbetet med utvecklingen av konstdatabasen har skett i nära samarbete med museets personal vilket lett till en än mer användarvänlig och funktionell konstdatabas. Nya sökverktyg och en kontrollerad vokabulär med värdelistor är några av de förändringar som skett. Tack vare värdelistor finns möjlighet att i framtiden översätta hela databasen till fler språk.
Planen var att projektet skulle ta två år med sju personer på heltid (samt museets egen personal som avsatte tid, totalt en person på 90 procent). Med tanke på arbetets ibland monotona karaktär valde vi, i samråd med de projektanställda, att sprida ut det på tre år med sju personer på deltid. Personalsammansättningen har varit ganska konstant vilket är en viktig faktor i att arbetet fortgått på ett effektivt och professionellt sätt.
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att vi inte nått ett av våra önskade resultat, det vill säga en fullständig komplettering av konstdatabasen, men att vi nått uppsatta mål med över 18 000 kompletta poster i databasen (målet var ca 15 000). Uppskattningsvis är 75 procent av samlingen digitaliserad och arbetet med att digitalisera de sista 25 procent kommer att pågå tills det är klart. Museets fotograf och arkivarie (projektledare) avsätter en dag i veckan för att fullfölja arbetet.

BUDGET
En del mindre förändringar har skett i budgeten. Utveckling av konstdatabasen har tagit längre tid än beräknat, främst vad gäller att hitta lösningar för bildkoppling och bildåtkomst från server. Den posten kommer att bli betydligt dyrare än budgeterat. Kostnaden för bildlagring blev något lägre än beräknat. Den största avvikelsen från den ekonomiska planen är att projektet förlängts ett år samt att några heltidstjänster har delats upp på fler personer. Utöver de tilldelade anslagen från Riksbankens Jubileumsfond (7 464 000 kr) och Crafoordska stiftelsen (1 500 000 kr) har museet med egna medel investerat i både utrustning och personal. Bland annat har mer hyllförvaring och lådsystem köpts in vilket möjliggjort att magasinen nu nyttjas på ett mer effektivt sätt.
 
SPRIDNING OCH TILLGÄNGLIGGÖRANDE
Projektet har fått stor uppmärksamhet i media och många institutioner som står i uppstarten för liknande projekt har gjort studiebesök på museet, bland annat IKEA Museum, Teckningsmuseet i Laholm, Historiska museet i Lund, Märta Måås-Fjetterström AB, Designarkivet och Universitetsbiblioteket i Lund.
Vid flera tillfällen har vi arrangerat öppna visningar där allmänheten bjudits in bakom kulisserna för att följa arbetet med digitaliseringen av samlingen. Ett arrangemang som varje gång varit fullbokat och mycket uppskattat.
I en av museets utställningssalar installerades en öppen konservatorsateljé där besökare en dag i veckan fick möjlighet att ställa frågor och följa konservatorns arbete på nära håll. I anslutning till den öppna ateljén fick projektdeltagarna möjlighet att ställa ut personliga favoriter ur samlingen och i text berätta om arbetet med digitaliseringen.
Projektledaren har vid flera tillfällen fått inbjudningar från andra institutioner och företag om att berätta om projektet, bland annat på Stockholms stadsarkiv i samarbete med Molanders och Lunds universitet.

INTEGRERING
När projektet startade hade arbetet med att tillgängliggöra samlingen varit eftersatt i många år trots en ökad efterfrågan på materialet. Många av skisserna var i akut behov av konservatorsinsatser och bevarandeförhållandena behövde ses över. Projektet möjliggjorde för oss att anställa en papperskonservator, något som museet aldrig haft tidigare. Projektet har varit en viktig del i ett professionaliseringsarbete där samtliga medarbetare på museet fått ta del i digitaliseringsarbetet under projektets gång. Nya rutiner kring hantering och bevaring har utarbetats där projektets konservator haft en viktig roll. Under projektets gång har kurser och fortbildning för både projektanställda och ordinarie personal varit en viktig del, alltifrån hanteringskurser till databasgenomgång för hela personalen.
Projektet har noga dokumenterats och utvärderats. Arbetsflöden och -processer har följts upp kontinuerligt och effektiviserats. Lathundar och riktlinjer har tagits fram för registrering, fotografering, skanning och magasinering.

RESULTAT
Syftet med projektet, det vill säga att göra samlingen tillgänglig, är ett pågående arbete men efterfrågan har ökat då projektet rönt stor uppmärksamhet i media men också tack vare lanseringen av museets nya hemsida där verk ur samlingen presenteras: www.skissernasmuseum.se/samlingen. Fler verk kommer att läggas ut på hemsidan efter hand.

Det märks redan en stor förändring i museets arbete gentemot forskare, studenter och allmänhet. Förfrågningar kan behandlas snabbare när fotografier av skisserna finns lätt tillgängliga i konstdatabasen för alla i personalen. Det interna arbetet med utställningar, utlån och depositioner har effektiviserats.

Tack vare projektet har ett världsunikt skissmaterial gjorts tillgängligt för forskning och allmänhet. Efter projektets slut fortsätter arbetet med att tillgängliggöra materialet både på webben och i tryckt form. Med tanke på att Skissernas Museums samling till största delen består av upphovsrättsskyddat material är det förenat med stora kostnader. Den fullständiga konstdatabasen bör och kan inte läggas ut då den innehåller data som inte ska offentliggöras eftersom det skulle riskera skissernas säkerhet. Det är inte heller självklart att en komplett databas är det som tilltalar en intresserad allmänhet. Kanske ska även ett urval göras och presenteras som virtuella utställningar. Ett nytt gränssnitt ska således tas fram och det är viktigt att materialet presenteras på ett intresseväckande och pedagogiskt sätt.

Målet är att upprätta en digital forskningsinfrastruktur med syfte att stimulera och främja ny och framtida forskning. Att göra utdrag ur konstdatabasen och skicka till forskare är inte hållbart i längden. Det är både tidskrävande för museets personal men också begränsande för forskarna. Inom en snar framtid måste forskare kunna ta del av hela konstdatabasen på distans för att kunna göra kvantitativa studier. Detta skulle kunna vara möjligt genom att erbjuda forskare att ansöka om ett tidsbegränsat gästkonto för att få fjärråtkomst till en separat server. Detta kan vara förenat med en del säkerhetsrisker som måste utvärderas ytterligare, men faktum är att flera forskningsdatabaser i dag medger fjärråtkomst på detta sätt.

Projektet har lett till ett nytt framtida forskningssamarbete med Göteborgs universitet och Statens konstråd. Tillsammans planerar vi att på sikt tillgängliggöra material om byggnadsanknuten konst i offentlig miljö.